نوشته‌ها

مدیریت به روش مرغ دریایی!

متاسفانه همه ما این وضعیت را تجربه کرده‌ایم:

مدیر سازمان خبردار می‌شود که کارکنان با یک مشکل بزرگ مواجه شده‌‌اند و تصمیم می‌گیرد شخصا وارد شده و مساله را حل کند. اما به جای تلاش برای درک مساله و همکاری با اعضای تیم برای رسیدن به یک راه‌حل اساسی، او فقط داد و قال می‌کند، براساس یکسری فرمول‌های مشخص، ده‌ها دستور صادر می‌کند سپس ناغافل موقعیت را ترک کرده و کارکنان را با کوهی از دردسرهای جدید به حال خودشان رها می‌کند (درست مثل یک مرغ دریایی که ناگهان فرود می‌آید، سر و صدای زیادی به پا می‌کند، محیط اطرافش را به هم می‌ریزد و می‌رود).

نام این رویکرد، «مدیریت به روش مرغ دریایی» است. مدیرانی که از این رویکرد پیروی می‌کنند، فقط زمانی با کارکنان خود تعامل می‌کنند که مشکلی پیش آمده باشد. حتی موقع وقوع مشکلات نیز، آنها به قدری شتابزده وارد ماجرا می‌شوند و می‌روند که وضعیت را از قبل دشوارتر و کارکنان را دچار سرخوردگی می‌کنند.

امروزه در محیط‌های کار، «مدیریت مرغ دریایی» یک پدیده‌ متداول و رو به گسترش است. این روزها پیشرفت تکنولوژی، قوانین دولتی در حوزه صنایع و گسترش تجارت جهانی، فضای رقابتی دنیای کسب‌وکار را به شدت تحت تاثیر قرار داده و در واکنش به این تحولات، سازمان‌ها به لحاظ ساختاری در حال مسطح شدن‌ هستند. به بیان ساده‌تر، شرکت‌ها بسیاری از لایه‌ها و سطوح مدیریتی خود را حذف و مدیران آن سطوح را اخراج می‌کنند. مدیرانی که باقی می‌مانند، هم مسوولیتشان بیشتر می‌شود و هم اختیاراتشان. آنها ناچارند کارکنان بیشتری را مدیریت کنند. اما چون دیگر مثل سابق زمان کافی ندارند و مجبور نیستند مثل قبل به کسی جواب پس بدهند، از اصلی‌‌ترین مسوولیت خود که همان مدیریت افراد است به کلی غافل می‌شوند.مدیریت به سبک مرغ دریایی از دیرباز در سازمان‌ها رایج بوده است. در هر سازمانی همیشه یک یا چند «مدیر مرغ دریایی» وجود داشته؛ اما تغییرات اخیر در ساختار سازمان‌ها باعث شده است تا هر روز به تعداد این مدیران افزوده شود.

تشخیص یک مدیر مرغ دریایی، برای کارمندانی که مستقیما تحت تاثیر رفتارهای نادرست او هستند کار سختی نیست؛ اما اغلب این مدیران از تاثیرات منفی رفتار خود بر کارکنان اطلاع ندارند. این عدم آگاهی تنها به این مدیران محدود نمی‌شود. در اغلب سازمان‌ها، مدیران سطوح ارشد نیز نمی‌دانند که مدیریت به این سبک، بر سودآوری سازمان چه تاثیرات منفی و عمیقی می‌گذارد. معدود افرادی هم که اصلاح فرهنگ سازمان در حوزه‌ اختیارات قانونی آنهاست، برای ایجاد تغییر در فرهنگ سازمان آگاهی یا انگیزه کافی ندارند. دو حقیقت تلخی که هر روز در محل کار با آنها مواجه می‌شویم از این قرارند:

۱. احتمال ابتلا به بیماری‌های قلبی-عروقی در کارمندانی که مدیران آنها از رویکرد مرغ دریایی پیروی می‌کنند، ۳۰ درصد بیشتر است از کارمندانی که مدیران آنها گرایشی به این سبک ندارند.

۲. بیش از دو سوم کارمندان در شمال آمریکا به‌دلیل نارضایتی از کارفرما به دنبال تغییر شغل هستند و زیان مالی سالانه‌ای که کارفرمایان به‌دلیل رفتار نامناسب خود متحمل می‌شوند، رقمی بالغ بر ۳۶۰ میلیارد دلار است.

نتایج بعضی نظرسنجی‌ها به ما یادآوری می‌کند که پذیرش مسوولیت اصلا آسان نیست. تنها ۲۱ درصد از کارکنان گفته‌اند که دوست دارند جای مدیرانشان باشند.

اما سوال اصلی این نیست که شما جزو این مدیران هستید یا خیر. سوال اینجاست که در چه شرایطی شما تبدیل به یک مدیر مرغ دریایی می‌شوید؟ اگر امکان دسته‌بندی مدیران به مدیر «خوب» و مدیر «بد» وجود داشت، دنیا هم ساده‌تر بود و هم کمی ترسناک‌تر. اما حقیقت این است که دنیا در این حد سیاه و سفید نیست. نمی‌خواهم مدیران «مشکل‌ساز» را مورد انتقاد قرار بدهم، چون در حقیقت مشکل اصلی خود ما هستیم. درست است. تک تک ما، گاهی در بعضی موقعیت‌ها و هنگام برخورد با بعضی افراد به یک مدیر مرغ دریایی تبدیل می‌شویم. چالش اصلی اینجاست: در چه شرایطی «مرغ دریایی درون» ما به ما غلبه می‌کند؟ تنها با درک جواب این سوال می‌توانید در ارتفاعی بلندتر از یک مرغ دریایی پرواز کنید و تاثیرات منفی رفتار ناشایست خود را از بین ببرید.

«اسکات آدامز» شاید نخستین کسی باشد که چنین وضعیتی را تجربه کرده است. او که در کتاب‌های کامیک مشهور خود به نام «دیلبرت» (Dilbert)، سال‌ها فرهنگ مدیران را به سخره گرفته بود، سرانجام یک روز آستین‌هایش را بالا زد و تصمیم گرفت مدیریت رستورانی را که سال‌ها با فرد دیگری شریک بود، بر عهده بگیرد. تجربه او از دنیای واقعی مدیریت، درست مثل یک جنگ بود و غنیمتی که از آن هرج و مرج عایدش شد، غرور او را شکست و او صادقانه اعتراف کرد که در دنیای واقعی، او هم مثل سایر مدیران کاستی‌هایی دارد:

«تقریبا مطمئنم که تسلیم شده‌ام… در زمان مدیریتم، اغلب مواقع مثل مرغ دریایی ناگهان فرود می‌آمدم و همه‌ کارها را خراب می‌کردم.»

لقب مرغ دریایی تنها مختص افرادی نیست که کارمندان دیگری را در یک محیط رسمی مدیریت می‌کنند. شما چه مهندس باشید، یا یک مدیر فصلی یا یک کارمند مبتدی که تازه در آغاز راه است، باید بتوانید موقعیت‌هایی را شناسایی کنید که برای حل مشکلات از سبک مرغ دریایی پیروی می‌کنید. کلید اصلی غلبه بر مرغ دریایی درون، این است که چالش‌ها را زمانی بپذیرید که به اندازه‌ کافی بزرگ هستند که قابل مشاهده باشند، اما هنوز آنقدر کوچک‌اند که قابل حل باشند.

شاخصه‌های یک مدیر ممتاز

همکاری من با شرکت «تلنت اسمارت» (TalentSmart) باعث شد تا با طیف وسیعی از نکاتی آشنا شوم که رعایت آنها برای ارتقای عملکرد مدیران و افزایش رضایت کارکنان ضروری است. بر اساس کشفیات ما، مدیران ممتاز، همان کسانی که تیم خود را در بالاترین سطح عملکرد و رضایت رهبری می‌کنند، دارای سه ویژگی مشترک هستند. این سه شاخصه دقیقا در مقابل سه ویژگی اصلی مرغ‌های دریایی قرار می‌گیرند (فرود غیرمنتظره، داد و فریاد، خرابکاری):

۱. انتظارات شفاف. مدیرانی که انتظارات خود را به صورت شفاف مطرح می‌کند اطمینان دارند که کارکنان، درست تصمیم خواهند گرفت و درست عمل خواهند کرد. به این منظور یک مدیر ابتدا باید بداند که وظایف کارکنان چیست، عملکرد آنها در آینده چگونه ارزیابی خواهد شد و سپس باید برای رسیدن به اهداف تعیین شده با کارکنان به توافق برسد و از آنها تعهد بگیرد. اینکه به یک نفر بگویید از او چه انتظاراتی دارید کافی نیست. باید مطمئن شوید که او انتظارات شما را درک کرده و آنها را برآورده خواهد کرد.

۲. ارتباط مستمر. برای ایجاد ارتباط مستمر باید همواره اعمال و رفتار کارکنان را مشاهده کنید و بتوانید بی‌پرده با آنها درباره‌ کار صحبت کنید. آنها چه می‌کنند و چه می‌گویند؟ کارکنان برای موفقیت به منابع، راهنمایی و تشویق نیاز دارند بنابراین شما تنها از طریق تعامل با آنها می‌توانید منابع لازم را در اختیارشان قرار دهید و آنها را تشویق و راهنمایی کنید. ارتباط، زمانی موثر است که مستمر باشد و به زبانی صورت پذیرد که برای همگان قابل درک است.

۳. بازخوردهای قدرتمند. شما فقط زمانی می‌توانید بازخوردهای قدرتمند ارائه کنید که عملکرد تک تک کارمندان را کاملا زیر نظر داشته باشید و همزمان با ارائه بازخوردهای سازنده، از آنها به‌طور مستمر قدردانی کنید. ارائه بازخوردهای مفید، تیم شما را به سمت موفقیت‌های بیشتر سوق می‌دهد.

یک مدیر مرغ دریایی خودش بستری ایجاد می‌کند که گاهی لازم شود شخصا وارد عمل شده و اعضای تیم خود را از مخمصه نجات دهد، اما در تیمی که توسط یک مدیر ممتاز هدایت می‌شود، همه اعضا از همان ابتدا در مسیر درست قرار دارند، چرا که وظایف و انتظارات، از قبل به‌طور کاملا شفاف مشخص شده است. یک مدیر مرغ دریایی، به ندرت با کارکنان خود ارتباط برقرار می‌کند و در همان تعاملات کوتاه، فقط سر آنها فریاد می‌کشد، اما یک مدیر ممتاز به‌طور مستمر با کارکنان در ارتباط است. یک مدیر مرغ دریایی، برای مدیریت عملکرد کارکنان، فقط از آنها انتقاد می‌کند اما یک مدیر ممتاز همواره عملکرد کارکنان را زیر نظر داشته و تلاش می‌کند تا به کارکنان بازخوردهایی ارائه کند که برای آنها قابل هضم و پذیرش باشد.

طی سال‌ها همکاری‌ام با سازمان‌های کوچک و بزرگ دریافتم که میان بسیاری از کسب‌وکارهای موفق یک وجه اشتراک عجیب وجود دارد. این شرکت‌ها با اعتماد به نفس کامل پای خود را از استراتژی‌های موفقیت و مفاهیم سنتی دنیای کسب‌وکار فراتر می‌گذارند (قدرت برند، رهبری استراتژیک، نوآوری‌ فنی، خدمات مشتری و مفاهیمی از این قبیل) تا بتوانند در مردم که بزرگ‌ترین منابع درون هر سازمان هستند، نفوذ کنند. اما کمتر سازمانی به آن درجه از آگاهی رسیده تا تشخیص دهد که رگ‌های حیاتی فرهنگ یک سازمان، مدیران هستند و به همین علت، در بسیاری از سازمان‌ها کسی به مربیگری و برنامه‌های آموزشی اهمیت نمی‌دهد، درحالی‌که این برنامه‌ها کمک می‌کنند تا دانش و مهارت در این رگ‌ها جریان یابد، در کارکنان رضایت و انگیزه ایجاد شود و باعث می‌شود آنها شغل خود را از صمیم قلب دوست داشته باشند. ممکن است یک کارمند به یک شرکت بپیوندد، اما همیشه از مدیر خود فاصله داشته باشد. هیچ‌کس به اندازه‌ سرپرست یک کارمند نمی‌تواند بر روحیه و بهره‌وری او تاثیر داشته باشد. ماجرا به همین سادگی است. اجازه ندهید مرغ دریایی درونتان جلوی پیشرفت شما را بگیرد.

چگونه بفهمیم فردی مهارت‌های درست رهبری یک سازمان را دارد؟

مهترین رهبران سازمانی، صادقانه مراقب اهداف، مسیرهای شغلی و رفاه شخصی افراد خود هستند.

جمله بالا به‌صورت پیش‌فرض، ممکن است اکثریت روسای خواننده متن را از این دایره حذف کند؛ چراکه رفع نیازهای کارمندان در وهله اول و پیش از نیازهای خودشان برای اکثر روسا امری دور از عقل است. اما هنوز هم، همان‌طور که از تحقیقات و داستان‌های ۱۰ نفر از رهبران ارشد جهان (که اخیرا رتبه‌بندی کرده‌ام) آموخته‌ام، ایجاد تمرکز و توجه مستقیم روی افرادی که در کسب‌و‌کار شما کار می‌کنند، تلاش مضاعفی در سراسر یک سازمان ایجاد می‌کند و این امر برای سودآوری شما نیز بسیار خوب است.ویژگی‌های غیرقابل‌انکار و تاثیرگذار در این رهبران سازمانی وجود دارد. در اینجا آنچه آموخته و مشاهده کرده‌ام را به چهار رفتار در رهبران سازمانی محدود کرده‌ام.با تابان خرد همراه باشید…

۱- رهبران سازمانی به کارمندان‌شان توجه می‌کنند.

پیش از اینکه افراد تیم‌ با تیم احساس بیگانگی کنند، بهترین راه برای جلوگیری از کاهش روحیه تیم این است که از آنها غفلت نورزید. این امر برای مدیران جدیدی که اخیرا ترفیع یافته‌اند، اهمیت بسزایی دارد.

لیندا هیل، استاد دانشکده کسب‌و‌کار هاروارد و نویسنده کتاب «رئیس شدن» می‌گوید کارمندان زیردست به دنبال شواهدی از سه ویژگی مهم در مدیران‌شان هستند:

• آیا آنها شایسته هستند؟

• آیا آنها می‌خواهند کارهای درستی انجام دهند؟

• آیا آنها شبکه درست، احترام و توانایی برای انجام درست کار را دارند؟

توصیه هیل این است که اگر از شایستگی خود در این سه حوزه آگاه هستید، در رفع نگرانی‌های تیم‌تان تا حد زیادی موفق خواهید بود. برخی از آنها به سادگی طرز فکر شما را تغییر می‌دهند: آیا دوست آنها هستید؟ آیا نگران هستید که این فقط شما نیستید که می‌درخشید؟ آیا در نحوه تصمیم‌گیری منصف هستید؟

– رهبران سازمانی به افرادشان هدف و احساس اختصاص می‌دهند.

آدام گرنت می‌گوید زمانی که یک فرد هدفی در کارش پیدا می‌کند، این مساله نه تنها شادی آن فرد را بالا می‌برد، بلکه کارایی او را نیز افزایش خواهد داد. طبق گفته‌های گرانت، یک راه برای گسترش هدف در کار افراد این است که به کارمندان شانس ارتباط و ملاقات با افرادی را بدهیم که به آنها خدمت می‌کنند.در تحقیقی که از سوی گرنت انجام شد، سه گروه از کارمندان در یک مرکز تماس جمع‌آوری کمک‌های مالی دانشگاه موظف بودند تا با اهدا‌کنندگان تماس بگیرند و درخواست همکاری کنند. یکی از گروه‌ها داستان‌های شخصی از دریافت‌کنندگان بورس تحصیلی می‌خواند، اینکه چگونه اعطای بورس تحصیلی زندگی‌های آنها را تغییر داده است. به‌نظر می‌رسد که آن گروه خاص در مقایسه با سایر گروه‌هایی که تماس‌های خود را به‌عنوان تنها وظیفه شغلی انجام داده‌اند، جمع‌آوری کمک‌های خود را تا ۱۴۳ درصد افزایش داده است. گرنت یک قدم فراتر می‌رود: زمانی که به همان جمع‌آوری‌کننده‌های کمک‌های مالی فرصت ملاقات و صحبت با یک گیرنده کمک هزینه دانشجویی داده شد، بازده جمع‌آوری کمک‌های آنها بیش از ۴۰۰ درصد افزایش یافت.نتیجه گرنت چه بود؟ ملاقات کارمندان با افرادی که به آنها کمک می‌کنند بزرگ‌ترین انگیزه است؛ حتی اگر این زمان به چند دقیقه محدود باشد.زمانی که کارفرمایان بتوانند به افرادشان امکان دسترسی به مشتریان را بدهند، یک مزیت رقابتی ایجاد می‌کنند به این ترتیب می‌توانند اثر انسانی کاری را که می‌کنند، ببینند.زمانی که کارمندان احساس ‌کنند که با کاری که انجام می‌دهند، تفاوتی در دنیا ایجاد می‌کنند- چه این کار طراحی اپلیکیشن‌ها باشد، چه آسفالت کردن کف خیابان- این کار انگیزه آنها را برای کار بالا می‌برد.

۳- رهبران سازمانی شفافیت بنیادی را مدل‌سازی می‌کنند.

شفافیت فرهنگ کاری مسموم- جایی که افراد نابرابر هستند، فضای سیاسی آن سنگین است و اشخاص تیم‌ها را سرکوب می‌کنند- را تسکین خواهد داد.چیپ برگ، مدیر ارشد اجرایی Levi Strauss & Co. در مصاحبه اخیرش به نیویورک‌تایمز در مورد نحوه اعمال شفافیت رهبری خود می‌گوید؛ « شفاف بودن طی زمان به شدت اعتماد ایجاد می‌کند. من طرفدار سازمان‌هایی نیستم که در آن افراد پشت‌سر یکدیگر حرف می‌زنند. بنابراین زمانی که تیم‌ها را هدایت می‌کردم، همیشه موضوع بر سر این بود که چگونه با یکدیگر کار کنیم تا بهترین نتایج را بگیریم. شما باید در مورد نحوه عملکرد ما واضح و روشن باشید و اگر نمی‌توانید طبق این روش عمل کنید، آنگاه باید احتمالا تیم دیگری برای اجرا بیابید.»

– رهبران کسب‌و‌کار می‌پرسند «آیا کاری است که من بتوانم برای شما انجام دهم؟»

مدیران باید بهترین عملکرد خود را برای شناخت وضعیت و شرایط کارمندان تحت مراقبت خود انجام دهند. این جایی است که توانایی شفاف بودن بهترین عملکرد خود را نشان می‌دهد و به مدیران مزیت رقابتی اعطا می‌کند. سوالاتی وجود دارند که هر رهبر سازمانی باید برای گفت‌وگوی آزاد و سازنده بپرسد. زمانی که برای فهمیدن مسائل افراد تیم و احساس آنها در مورد مسائل، به اندازه کافی کنجکاو هستید، تیم‌تان احساس ارزشمند بودن می‌کند و تلاش خود را بیشتر خواهد کرد. بهترین نگرش صرف زمان برای گفت‌وگوهای رودررو است. سامر دولاکیا، مدیر ارشد اجرایی پلت‌فرم ارسال ایمیل SendGrid را در نظر بگیرید. دولاکیا یکی از عالی‌ رتبه‌ترین مدیران ارشد در بخش تکنولوژی است که در گلسدور با امتیاز ۹۸ درصد روبه‌رو است؛ همان سطحی که ایلان ماسک و مارک زاکربرگ دارند. دالوکیا حدود نیمی از ساعات کاری‌اش را با کارمندان SendGrid می‌گذراند. او می‌گوید؛ «ما هیچ دستور کاری نداریم. من تنها می‌خواهم بدانم مسائل چگونه پیش می‌رود. سوال من این است که آیا کسی سوالی در مورد استراتژی ما دارد یا خیر.» البته پرسشی وجود دارد که اکثر روسا هرگز نمی‌پرسند. دالوکیا می‌گوید؛ «من در پایان هر جلسه می‌پرسم «آیا کاری است که من بتوانم برای شما انجام دهم؟»او سوالات دیگر را اضافه می‌کند: «آیا کاری است که تیم رهبری سازمانی ما یا من بتوانیم انجام دهیم؟ آیا مشکلاتی وجود دارد که ما حل نکرده باشیم؟» به گفته او عملکرد او باعث ایجاد ایده‌های عالی برای نحوه راه‌اندازی بهتر کسب‌و‌کار می‌شود.